Por Mark Evilsizor
Tecnología
A los pocos días del inicio de la pandemia de COVID en 2020, el personal de muchas organizaciones pasó de trabajar en oficina a trabajar desde casa. Este cambio aceleró enormemente la adopción de tecnologías que admiten trabajar desde cualquier lugar. En mi trabajo, una tecnología que no estaba lista para este cambio era nuestro sistema telefónico. El número de teléfono de cada miembro del personal estaba vinculado a un servidor de sistema telefónico físico (o PBX), que estaba conectado a un dispositivo físico en su escritorio. Como solución alternativa, la mayoría del personal redirigió su teléfono del trabajo a su teléfono celular. Hasta cierto punto, esto tuvo éxito. Pero realmente habilitar el trabajo desde cualquier lugar con un teléfono organizacional se logra mejor con un sistema basado en la nube al que luego migramos. Echemos un vistazo a cómo dar este salto y algunas de las ventajas.
Con un sistema telefónico basado en la nube, no hay necesidad de un PBX en su edificio. Cada dispositivo utilizado como teléfono se comunica a través de la red de datos de la organización y se conecta con el proveedor de servicios telefónicos para realizar y recibir llamadas. Entonces, lo primero que debe evaluarse es si una red está lista para gestionar llamadas de voz.
Si su organización es como la mayoría, confió ampliamente en el software de videoconferencia durante la pandemia. Si Zoom, Microsoft Teams, o Webex funcionaron bien, permitieron tener video y audio de alta calidad durante los últimos años, entonces puede estar seguro de que su red puede gestionar llamadas telefónicas simultáneas. Los requisitos de ancho de banda son mucho menores solo para voz que para video y voz. Al usar la red de datos de su organización, puede abandonar el cableado del sistema telefónico. Siempre y cuando cada oficina tenga un puerto de datos, el personal tendrá todo lo que necesita para las llamadas telefónicas.
Cuando se establecen nuevas oficinas o cuando el personal se muda a un espacio diferente, el proceso es mucho más fácil. Además, la mayoría, si no todos, los servicios telefónicos alámbricos existentes pueden desactivarse. En los últimos años, las compañías telefónicas han aumentado intencionalmente el costo de los servicios que requieren cableado de cobre y muchas han interrumpido el servicio por completo. Al migrar a un servicio basado en la nube, una oficina puede olvidarse de este gasto.
Con un sistema telefónico basado en la nube, no hay necesidad de un teléfono físico. Las organizaciones que ya usan Teams o Zoom pueden usar este mismo software para hacer y recibir llamadas telefónicas dondequiera que estén porque la PC se convierte efectivamente en su teléfono.
Hay otros proveedores de sistemas telefónicos de calidad como Ring Central o 8x8, pero el uso de uno de estos proveedores puede requerir el uso de software adicional o la integración con programas que ya usa. Sin embargo, una vez instalado, el número de teléfono de su organización irá con usted siempre que su PC esté conectada a Internet.
Con la mayoría de los sistemas, también es posible usar una aplicación en un teléfono móvil personal para llamadas de trabajo. Entonces, si estoy esperando una llamada importante, no necesito estar en mi escritorio. El uso de una aplicación en su teléfono también brinda la ventaja de poder hablar con los feligreses, los proveedores y compañeros sin proporcionar su número de teléfono móvil personal. Si utiliza la aplicación Teams para llamadas en su teléfono personal, puede establecer horas de silencio, que envían llamadas relacionadas con el trabajo al correo de voz en lugar de llamar a su dispositivo personal. Hacer uso de estas características puede favorecer un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal.
Es posible que algunos miembros del personal sientan una fuerte conexión con un teléfono físico. Si ese es el caso, puede adquirir un teléfono físico que se conecte con su red de datos y funciona como un teléfono tradicional. Para las ubicaciones de teléfonos compartidos, como una sala de trabajo o el escritorio de una recepcionista, es posible que también desee un teléfono físico. Para la mayoría del personal, es probable que desee proporcionar un auricular de calidad para que lo usen con el software en su PC. Un auricular con cable de calidad puede costar alrededor de 50 USD. Un auricular inalámbrico con funciones de cancelación de ruido puede costar más de $150.
Para los empleados que necesitan una máquina de fax, es posible que desee configurar un servicio de fax en línea como SRFax o su proveedor de servicio telefónico puede ofrecer funciones de fax.
Otras ventajas de un sistema telefónico basado en la nube son estos: la capacidad de hacer clic en el número de teléfono de un sitio web para marcarlo, la transcripción del correo de voz a texto, hacer llamadas telefónicas a otros miembros del personal directamente desde el software que está utilizando y gestionar más sencillamente los sistemas de menús de voz y la configuración del sistema telefónico en general.
Si ha decidido seguir ofreciendo al personal el beneficio de trabajar desde casa, si los costos del sistema telefónico siguen aumentando, está agregando nuevas oficinas o mudándose a un nuevo edificio, considere abandonar su sistema telefónico tradicional y migrar a un sistema celestial en el nube. Las características alegrarán su día.
Mark Evilsizor ha trabajado en Tecnologías de la Información durante más de 25 años. Actualmente se desempeña como jefe de TI para la Biblioteca Linda Hall en Kansas City, Misuri. Las opiniones expresadas son del autor.